Gestor de Administração, Finanças e Recursos Humanos

A ACTIVA é uma organização moçambicana sem fins lucrativos criada em 09 de Novembro 1992 para apoiar populações vulneráveis. A organizaçã tem experiência considerável na implementação de projectos de assistência a crianças órfãs e vulneráveis ​​(COVs) afectadas pelo HIV e Sida, com foco na gestão de casos, retenção em tratamento antirretroviral, grupos de poupança e prevenção do HIV para adolescentes.

A ACTIVA implementará o projecto antecipado de COV e DREAMS (FILOVC) financiado por USAID, nos distritos de Xai-Xai, Mandlhakazi, Chibuto e Bilene na província de Gaza, sob a liderança do parceiro principal OCSIDA.

Nome do cargo: Gestor de Administração, Finanças e Recursos Humanos

Reporta a: Oficial Técnico Sénior

Articula com: Área financeira, área técnica, M&A

Supervisiona directamente: Oficial e Assistentes de Administração e Finanças

Baseado em: Xai Xai, com viagens frequentes ao campo

Data preparada: Maio 2022

Faixa Salarial: 8, 9

Resumo do Cargo:

Com conhecimentos sólidos e experiência comprovada, o Gestor de Administração, Finanças e RH,  garante a gestão da subvenção de acordo com as regras do doador, legislação moçambicana e melhores práticas de transparência e prestação de contas contribuindo para o desenvolvimento e desempenho adequado das pessoas na organização e cumprimento dos objectivos do projecto; Promove e coordena o processo de elaboração/revisão dos manuais de políticas e procedimentos e o seu cumprimento, e contribui na definição de estratégias da organização. Coordena processos de RH como recrutamento, contratação e avaliações de desempenho.

Responsabilidades

• Coordenar com as áreas funcionais a elaboração do orçamento anual do projecto, assegurando a concertação com os doadores;  
• Verificar o cabimento orçamental e encaminhar os pedidos de aprovação, segundo os níveis de autoridade; 
• Fazer a gestão e o controlo orçamental;
• Rever e validar os mapas de registo contabilístico;
• Supervisionar a verificação da conformidade de toda a documentação justificativa das despesas submetidas para pagamento;
• Garantir e supervisionar o processamento contabilístico das operações;
• Assegurar a elaboração  dos relatórios financeiros, partilhá-los internamente e assegurar o seguimento necessário;
• Solicitar aprovação dos relatórios financeiros pelo Coordenador do Projecto e outros níveis e garantir o seu envio atempado ao doador;
• Fazer as correções necessárias do relatório financeiro, segundo os comentários do doador;
• Preparar os processos de auditoria e prestar assistência aos auditores;
• Garantir o cumprimento dos procedimentos de controlo interno de gestão financeira;
• Prestar assistência a todas as áreas funcionais no âmbito da gestão financeira;
• Supervisionar o trabalho realizado pelo Oficial de Finanças;
• Garantir o cumprimento das obrigações legais e fiscais aplicáveis à organização;
• Assegurar o cumprimento dos procedimentos de procurement definidos pela organização e alinhados com o doador;
• Garantir as condições de manutenção das instalações, bens, equipamentos e materiais de trabalho;
• Garantir a aquisição de bens e equipamentos em função das necessidades e de acordo com os orçamentos aprovados;
• Colaborar na definição de políticas e procedimentos de uso de equipamento e bens patrimoniais para o alcance dos objectivos da organização;
• Garantir que os seguros dos equipamentos estão pagos;
• Participar e coordenar a inventariação do equipamento e bens da organização e

a verificação do estado do próprio equipamento e bens;

• Identificar necessidades de aquisição de equipamento em coordenação das áreas funcionais;
• Propor e submeter à aprovação as revisões dos manuais das políticas e procedimentos de gestão financeira e de Recursos Humanos, e assegurar o seu cumprimento;
• Controlar o preenchimento de timesheets, organizar os registos de efectidade mensal para o calculo de salário mensal.
• Garantir que os salários pagos estejam alinhados com a efectividade real ;
• Coordenar os processos de recrutamento e selecção de candidatos a vagas da organização;
• Elaborar contratos de novos colaboradores e adendas dos existentes;
• Organizar e gerir processos individuais dos colaboradores;
• Gerir o processo de pagamento de salários, plano de saúde e outros benefícios, e avaliações de desempenho anuais;
• Manter actualizada toda a documentação exigida pelas instituições do Governo para o funcionamento do escrito (lista de trabalhadores, plano de férias, horário de trabalho, etc.);
• Garantir que os contratos com os provedores de bens e serviços sejam cumpridos e respeitados;
• Manter um arquivo físico e electrónico actualizados de administração, Finanças e Recursos Humanos.

Qualificações

• Licenciatura numa área relevante (contabilidade, auditoria, gestão de empresas, Recursos Humanos, área afim);
• Pelo menos cinco anos de experiência comprovada em posição similar numa organização sem fins lucrativos;
• Experiência em gerir fundos de doadores, particularmente a USAID
• Conhecimento do pacote de contabilidade Primavera

Outras exigências

• Boa capacidade de comunicação;
• Capacidade de análise e argumentação;
• Capacidade de trabalhar sob pressão

Data Limite: Será dada prioridade as candidaturas recebidas antes de 09 de Junho de 2022. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.Como se candidatar: Envie sua carta de motivação (1 página) e CV (máximo de 3 páginas), e os dados de contato de três referências profissionais para recrutamento@activa.org.mz com cc para Mozambique.Resume@fhi360.org . O assunto do email deve ter o nome do cargo e da organização contratante.