Secretária Executiva

A Rebus Consultores uma empresa de Conseultoria em Recursos Humanos, Formação e Desenvolvimento de Carreira, está a recrutar para o quadro de pessoal da Mr. Bow Foundation um(a) Gestor(a) Administrativo(a) que será responsável pelas tarefas da Fundação e de outras organizações paralelas.

Descrição do trabalho

Estamos procurando uma Secretária Executiva competente para apoiar os funcionários do alto escalão da nossa Fundação. A Secretária Executiva será responsável por organizar e manter a agenda do executivo e ajudar a executar uma variedade de tarefas administrativas e de gestão do escritório central. A secretária executiva deve ser uma profissional rápida, com excelentes habilidades de gestão de tempo e para realizar várias tarefas ao mesmo tempo. É com sua diligência e competência no seu trabalho que deve se concentrar em suas responsabilidades de gestão sem se preocupar com outras tarefas. O objetivo é contribuir para a eficiência para o funcionamento da Fundação, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas sejam realizadas de maneira oportuna e eficiente.

Responsabilidades

• Trabalhar como front desk do escritório.
• Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o devido direcionamento quando apropriado.
• Atender e dar o devido encaminhamento a todos os visitantes no escritório partilhado.
• Cuidar a agenda do executivo e auxiliar na planificação dos compromissos, reuniões da direcção, conferências e outros eventos.
• Tratar da logística de Viagens.
• Participação de reuniões e redação de atas.
• Gestão da equipa de apoio do escritório que inclui assistente administrativo, motoristas e outros.
• Garantir que todas as aquisições dos materiais e consumíveis sejam feitos obedecendo de forma combinada os critérios de qualidade e custo económico.
• Assegurar uma boa gestão do equipamento e consumíveis do escritório.
• Assegurar o pagamento atempado de contas de água, energia, custos de comunicação, etc.
• Garantir uma manutenção permanente do escritório.
• Ser elo de ligação com diferentes fornecedores.
• Lidar e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, pacotes etc.)

• Participar de reuniões e redigir atas
• Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros
• Manter registros eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis

Requisitos

• Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante.
• Proficiente em MS Office (Outlook, Excel, Power Point e Word. O conhecimento de software “back-office” (por exemplo, ERP) será uma vantagem.
• Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante.
• Familiaridade com técnicas de atendimento, comunicação e negociação.
• Excelentes habilidades organizacional e de gestão de tempo
• Integridade e confidencialidade
• Nível Médio. Licenciatura é uma vantagem.
• Fluente na fala e escrita de Português.
• Forte domínio da língua inglesa.

Candidaturas

Para se candidatar a esta vaga envie o seu CV e Carta de motivação para o email secretaria.executiva@emprego.rebus.co.mz ate o dia 20 de Março de 2022.

NB: Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados.