Secretária Executiva

Esta vaga já expirou


Entidade:

Mr. Bow Foundation

Expira:

2022-03-24

Local:

Maputo

Secretária Executiva

A Rebus Consultores uma empresa de Conseultoria em Recursos Humanos, Formação e Desenvolvimento de Carreira, está a recrutar para o quadro de pessoal da Mr. Bow Foundation um(a) Gestor(a) Administrativo(a) que será responsável pelas tarefas da Fundação e de outras organizações paralelas.

Descrição do trabalho

Estamos procurando uma Secretária Executiva competente para apoiar os funcionários do alto escalão da nossa Fundação. A Secretária Executiva será responsável por organizar e manter a agenda do executivo e ajudar a executar uma variedade de tarefas administrativas e de gestão do escritório central. A secretária executiva deve ser uma profissional rápida, com excelentes habilidades de gestão de tempo e para realizar várias tarefas ao mesmo tempo. É com sua diligência e competência no seu trabalho que deve se concentrar em suas responsabilidades de gestão sem se preocupar com outras tarefas. O objetivo é contribuir para a eficiência para o funcionamento da Fundação, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas sejam realizadas de maneira oportuna e eficiente.

Responsabilidades

  • Trabalhar como front desk do escritório.
  • Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o devido direcionamento quando apropriado.
  • Atender e dar o devido encaminhamento a todos os visitantes no escritório partilhado.
  • Cuidar a agenda do executivo e auxiliar na planificação dos compromissos, reuniões da direcção, conferências e outros eventos.
  • Tratar da logística de Viagens.
  • Participação de reuniões e redação de atas.
  • Gestão da equipa de apoio do escritório que inclui assistente administrativo, motoristas e outros.
  • Garantir que todas as aquisições dos materiais e consumíveis sejam feitos obedecendo de forma combinada os critérios de qualidade e custo económico.
  • Assegurar uma boa gestão do equipamento e consumíveis do escritório.
  • Assegurar o pagamento atempado de contas de água, energia, custos de comunicação, etc.
  • Garantir uma manutenção permanente do escritório.
  • Ser elo de ligação com diferentes fornecedores.
  • Lidar e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, pacotes etc.)
  • Participar de reuniões e redigir atas
  • Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros
  • Manter registros eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis

Requisitos

  • Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante.
  • Proficiente em MS Office (Outlook, Excel, Power Point e Word. O conhecimento de software “back-office” (por exemplo, ERP) será uma vantagem.
  • Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante.
  • Familiaridade com técnicas de atendimento, comunicação e negociação.
  • Excelentes habilidades organizacional e de gestão de tempo
  • Integridade e confidencialidade
  • Nível Médio. Licenciatura é uma vantagem.
  • Fluente na fala e escrita de Português.
  • Forte domínio da língua inglesa.

Candidaturas

Para se candidatar a esta vaga envie o seu CV e Carta de motivação para o email secretaria.executiva@emprego.rebus.co.mz ate o dia 20 de Março de 2022.

NB: Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados.

Intruções de candidatura não definidas, Reportar erro para:info@rebus.co.mz ou ligue para: (+258) 87 029 1910



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